Implementasi IT Strategy ( e-procurement )

Pemanfaatan Teknologi Informasi (TI) untuk mendukung organisasi dalam merespon tekanan bisnis dan mencapai tujuan merupakan peluang yang sangat besar sebagai enabler bisnis. Biaya, resiko dan peluang yang ditawarkan tidak hanya membuat IT strategis bagi pertumbuhan organisasi, tapi juga penting bagi kelangsungan perusahaan. Oleh karena besarnya biaya serta resiko yang ada dalam pemanfaatan IT, maka organisasi harus tahu sejauh mana organisasi telah mengelola IT mereka, dimana peran manajemen dan seberapa besar perannya dalam pengelolaan IT, serta apa yang harus dilakukan untuk menuju ke arah yang lebih baik.

E-procurement merupakan proses aktivitas pembelian busniness to business (B2B), business to consumer (B2C), dan business to government (B2G), serta penjualan barang dan jasa yang menggunakan fasilitas internet maupun sistem informasi dan jaringan-jaringan lainnya, seperti Electronic Data Interchange (EDI) dan Enterprise Resource Planning (ERP). Terkadang e-procurement juga dikenal dengan istilah supplier exchange.

 Secara khusus, website-website e-procurement dapat memungkinkan pengguna yang telah terdaftar dan memenuhi persyaratan-persyaratan yang diberlakukan untuk mencari pembeli atau penjual barang dan jasa. Semua itu tergantung pada pendekatan yang digunakan, dimana para pembeli dan penjual dapat menentukan harga atau mencari penawaran-penawaran. Proses pembelian yang sedang berlangsung dapat memenuhi permintaan pelanggan untuk memberikan potongan harga atau mengadakan penawaran khusus.

 Software e-procurement memungkinkan terjadinya otomatisasi untuk beberapa proses pembelian dan penjualan. Perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi dalam e-procurement ini berharap agar mereka dapat mengendalikan inventori dengan lebih efektif, mengurangi biaya pembelian dengan menggunakan agen, dan dapat meningkatkan siklus manufaktur. Dengan adanya e-procurement diharapkan dapat dilakukan integrasi dengan trend Supply Chain Management yang telah terkomputerisasi.

Manfaat E-Procurement

       Efisiensi waktu

Dengan adanya e-procurement maka waktu yang dibutuhkan dalam proses pengadaan produk atau jasa dapat diminimalkan, sehingga paket-paket proyek dapat berjalan dengan lebih tepat waktu. Selain itu layanan public juga dapat terjaga dan dapat memberikan respon yang lebih cepat terhadap setiap pertanyaan dan klarifikasi yang ada. Selain itu, e-procurement juga dapat menunjang sistem Just In Time (JIT) dalam memenuhi kebutuhan material, sehingga pada akhirnya dapat diperoleh efisiensi biaya dalam management material.

Pengurangan biaya administrasi

Penerapan e-procurement dapat mengotomatisasi banyak proses administrasi di dalam kegiatan pembelian, sehingga proses tersebut tidak membutuhkan pencatatan di kertas (paperless process).


Mengurangi kegiatan interaksi antar manusia (face to face)

E-procurement memungkinkan untuk mengurangi jumlah individu yang terlibat dalam proses penerimaan, pencatatan, maupun proses pendistribusian persyaratan administrasi sehingga dapat meningkatkan produktivitas.


Kontrol manajemen yang lebih baik

Karena semua data pengadaan diproses dengan menggunakan sebuah database yang terpusat, dan selanjutnya secara otomatis diintegrasikan ke dalam Financial Management Information System (FMIS), maka e-procurement akan memungkinkan untuk dilakukannya analisis yang relevan dan menghasilkan laporan manajemen yang dapat dengan mudah diproduksi. Oleh karena itu, pengaplikasian e-procurement dapat meningkatkan transparansi dalam pengadaan produk dan jasa, serta juga dapat mencegah timbulnya KKN karena masyarakat juga dapat mengawasi pekerjaan berkat adanya spesifikasi teknis dari pekerjaan yang dapat di-download melalui situs.


User compliance

Penggunaan e-procurement dapat memaksimalkan kesesuaian terhadap kebutuhan, dan menjamin bahwa setiap orang hanya membeli dari supplier yang telah disetujui. Hal ini merupakan hal terpenting untuk bagian pembelian. Ada dua manfaat yang dapat diperoleh dari user compliance ini, yaitu mendapatkan nilai terbaik dari persetujuan-persetujuan dengan yang telah dipilih oleh perusahaan, dan perusahaan-perusahaan juga dapat meningkatkan kualitas persetujuan-persetujuan yang jauh lebih baik dengan para suppliernya.


Mengurangi tingkat kesalahan

E-procurement dapat meminimalkan kecenderungan terjadinya kesalahan pengguna dalam proses pengadaan, karena pesanan-pesanan dibuat dengan memilih item-item yang terdapat di catalog sistem. Transaksi elektronik disampaikan antara dewan FMIS, e-marketplace, dan sistem supplier tidak membutuhkan campur tangan manusia. Hal ini dapat mengurangi kemungkinan peluang pesanan didefinisikan secara tidak tepat, harga-harga tidak tepat, atau item-item yang terdapat di ktalog telah usang dan sudah tidak diproduksi lagi ketika waktu pemesanan diterima.

Kali ini, saya mengambil contoh PT. Pertamina (Persero). PT Pertamina merupakan salah satu perusahaan yang mengimplementasikan e-procuremenet pada proses bisnis perusahaannya, guna penghematan biaya dan peningkatan keuntungan. E-Procurement Pertamina dilakukan sesuai dengan tuntutan transformasi dalam sistem pengadaan barang dan jasa. Implementasi e-procurement di Pertamina ini sejalan dengan keinginan untuk melaksanakan kegiatan secara Good Corporate Governance (GCG). Dengan adanya sistem e-procurement di Pertamina, maka siapapun, dimanapun, dan kapanpun setiap client Pertamina dapat mengaksesnya meskipun vendor yang telah mendaftarkan perusahaannya di Pertamina sedang berada di luar Pulau Jawa.

 Dengan keberadaan sistem e-procurement, maka cakupan sistem pengadaan barang dan jasa di Pertamina menjadi jauh lebih luas jika dibandingkan dengan sistem manual yang dijalankan selama ini. Hal ini juga sesuai dengan wilayah operasional perusahaan yang menjangkau hampir seluruh wilayah di Indonesia.

 Pengimplementasian e-procurement di Pertamina sudah cukup bagus dan dapat diakomodir dengan baik oleh supplier dan mitra kerja Pertamina. Dengan adanya sistem e-procurement ini maka kemudahan dan efisiensi waktu dapat dicapai. Misalnya untuk proses yang umumnya harus memakan waktu selama beberapa hari dapat diselesaikan hanya dalam beberapa jam saja. Hal ini disebabkan oleh karena adanya beberapa tahapan yang tidak membutuhkan kehadiran vendor secara langsung (face to face). Vendor yang bersangkutan cukup hanya dengan meng-apply melalui internet saja.

 Saat ini perkembangan teknologi telah berlangsung dengan sangat cepat dan pesat. Keberadaan internet menjadi salah satu media yang efektif dari segi biaya dan dapat digunakan untuk melakukan transaksi bisnis online. Semakin banyak perusahaan yang mengaplikasikan media ini dalam aktivitas pengadaan barang untuk kegiatan bisnis mereka, yaitu e-procurement yang berbasis e-commerce.

 Dari uraian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa keberadaan e-procurement pada suatu perusahaan memang benar-benar dapat memberi keuntungan dalam segi penghematan biaya, sehingga akhirnya dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan profitabilitasnya.

Nah sekian postingan yang bisa aku share hari ini,, makasih yaa.. Semoga bermanfaat :)